Maîtriser Excel

Par: Hylke W. van Dijk
1 November 2020

Ateliers

Introduction

Dans l'environnement bureautique, Microsoft Excel et ses concurrents Libre Office et Open Office Calc sont omniprésents. Là où Word est utilisé pour écrire des lettres et des mémos, Excel est utilisé pour maintenir des données structurées comme les calculs, les budgets et les listes de clients.

Les mots-clés sont ici structurés et cohérents. Le plus souvent, les fiches Excel sont distribuées et les gens <emph>copient les données pertinentes dans leur document Word et <emph>restructurent son apparence. Bien qu'il s'agisse d'une pratique de travail , des incohérences se cachent. Que se passe-t-il si les données sous-jacentes changent ?

La structure a une touche personnelle. La structure vous aide à comprendre les calculs et le modèle numérique sous-jacent. Prenez par exemple un calcul simple : 6 * 11.95. Google dit carrément 6 * 11.95 = 71.7, mais vous pourriez suivre une stratégie différente, par exemple, l'un des :

• 6 * 11 + 6 * 0.9 + 6 * 0.05 = 66 + 5.4 + 0.3 = 71.4 + 0.3 = 71.70
• 6 * ( 12 - 0.05 ) = (5 + 1) * 12 - 6 * 0.05 = 60 + 12 - 0.30 = 71.70
• 3 * 2 * ( 11 + 0.95 ) = 3 * (22 + 1.90) = 66 + 5.7 = 71.70

Dans cet Atelier, vous apprenez à restructurer les données avant de les copier et à donc à maintenir la cohérence des données tout au long des feuilles de calcul Excel . Nous travaillerons sur le terrain et développerons la théorie avec :

• les données brutes, que vous structurez et restructurez pour en saisir la valeur ;

• des données de base, donc des données structurées à partir desquelles nous extrayons des propriétés et des instantanés intéressants ;

• des feuilles de calcul prédéfinies, que nous complétons par des contrôles et des résumés pour garantir la cohérence.

Dans cet Atelier, l'accent est mis sur la maîtrise d'Excel ou de Calc, et non sur le magique qui fait le travail. Nous utiliserons donc le répertoire standard des fonctions disponibles et ferons la démonstration de l'automatisation lorsque cela sera nécessaire.

Aperçu

L'Atelier, ou atelier si vous préférez, se compose de 6 blocs :

Penser comme un programmeur

Pour maîtriser Excel, vous apprenez comment les programmeurs pensent. Ce qu'ils voient lorsqu'ils regardent une feuille, comment ils relient les champs avec les types, comment ils relient les champs à d'autres champs, et comment ils font en sorte que l'ordinateur travaille pour eux.

Mon premier modèle

En donnant un ensemble de chiffres et de noms, vous créerez un équilibre du processus commercial sous-jacent. Les exemples utilisés dans l'atelier seront dépendants de la situation.

Présentation de vos données

Les feuilles Excel qui font des calculs et des manipulations ressemblent souvent à un scrapbook. Ici, nous prenons des morceaux de l'album pour les formater sous la forme it de manière à pouvoir les utiliser dans des présentations.

Excel comme base de données

Les tableaux Excel peuvent, sous certaines conditions, être utilisés comme une liste de base de données enregistrements. Comment pouvons-nous ordonner la base de données, en extraire les propriétés, filtrer it et copier les parties pertinentes pour un traitement ultérieur ?

Contrôles et résumés

Dans votre pratique quotidienne, vous recevrez des feuilles Excel prédéfinies. Mais pouvez-vous faire confiance aux données ? Pouvez-vous faire confiance aux calculs ? Nous complétons la feuille par des contrôles et des enquêtes afin de détecter d'éventuelles incohérences ou malentendus.

Bonus : je veux mes données en Excel

Toutes vos données ne sont pas dans Excel. Que faire si vous ne pouvez pas le copier/coller directement ? Nous étudierons le cheminement par le biais de fichiers formatés par des virgules séparées valeur.

Proposition

Nous organisons généralement l'atelier comme ci-dessus en 6 sessions d'une demi-journée, avec une taille de 4 à 16 participants avec, pour chaque paire, un ordinateur avec Excel/Calc installé.

À propos de votre tuteur

Hylke W. van Dijk, ingénieur, scientifique et anciens professeurs sérieux gaming. C'est un penseur abstrait, avec des années d'expérience pratique dans la conception de systèmes multi-disciplinaires.

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